Satzung für das Stadtarchiv Dessau- Archivordnung – Aufgrund der §§ 2 Abs. 1, 4, 6 Abs. 1, 8 Abs. 1 Nr. 1, 44 Abs. 3 Nr. 1 der Gemeindeordnung für das Land Sachsen-Anhalt (GO LSA) vom 5. Oktober 1993 (GVBl. LSA Nr. 43/1993, Seite 568 f), zuletzt geändert durch das Kommunalrechtsänderungsgesetz vom 31. Juli 1997 (GVBl. LSA Nr. 33/1997, Seite 721 f) sowie auf-grund der §§ 4 und 11 des Landesarchivgesetzes Sachsen-Anhalt (ArchG-LSA) vom 28. Juni 1995 (GVBl. LSA Nr. 22/1995, Seite 190 f) und der §§ 1, 2, 4, 5 des Kommunalabgabengesetzes des Landes Sachsen-Anhalt (KAG LSA) vom 13. Dezember 1996 (GVBl. LSA Nr. 44/1996, Seite 406 f) erlässt die Stadt Dessau gemäß Beschluss des Stadtrates vom 24. Februar 1999 die folgende Satzung für das Stadtarchiv Dessau (Archivordnung): § 1 Geltungsbereich (1) Die Stadt Dessau unterhält ein öffentliches Archiv. Das Archiv gliedert sich in Verwaltungsarchiv, Endar-chiv und Archivbibliothek. Das Archiv fuhrt die Bezeichnung „Stadtarchiv Dessau”. (2) Durch diese Archivordnung wird die Benutzung des Stadtarchivs geregelt. Das Benutzungsverhältnis richtet sich nach den Vorschriften des öffentlichen Rechts. (3) Das Stadtarchiv Dessau ist zuständig für das öffentliche Archivgut. Öffentliches Archivgut sind alle ar-chivwürdigen Unterlagen, die bei der Stadt Dessau sowie bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern entstanden sind und zur dauernden Aufbewahrung von dem Stadtarchiv Dessau übernommen werden. Als öffentliches Archivgut gelten auch Unterlagen oder dokumentarische Materialien, die von dem Stadt-archiv Dessau zur Ergänzung seines Archivgutes angelegt, erworben oder diesem zur dauernden Ver-wahrung oder Nutzung überlassen worden sind. Unterlagen sind einschließlich der Hilfsmittel für ihre Ordnung, Benutzung und Auswertung insbesondereAkten, Amtsbücher, Einzelschriftstücke, Druckschriften, Karten, Pläne, Zeichnungen, Risse und Plakate,zudem Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tondokumente, Karteien, Dateien sowie sonstige Informati-onsträger mit den auf ihnen überlieferten Informationen. (4) Darüber hinaus kann das Stadtarchiv Dessau weitere Unterlagen anderer Registraturbildner gemäß § 11 Abs. 1, § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 ArchG-LSA aufnehmen und zu diesem Zweck Vereinbarungen treffen. Natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen oder privaten Rechts können ihr Ar-chivgut dem Stadtarchiv Dessau als Depositum unter Wahrung des Eigentums anbieten. Zwischen den Eigentümern des Archivgutes und dem Stadtarchiv Dessau ist ein Depositarvertrag abzuschließen. (5) Soweit diese Satzung keine Regelung enthält, finden die Vorschriften des Landesarchivgesetzes in der jeweils gültigen Fassung entsprechend Anwendung. § 2 Aufgaben des Stadtarchivs Dessau (1) Das Stadtarchiv Dessau hat die Aufgabe, die im Dienstbetrieb nicht mehr ständig benötigten Unterlagen zu archivieren. Archivieren ist das Ermitteln, Bewerten, Übernehmen, Verwahren auf Dauer, Sichern, Er-halten, Instandsetzen, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut. Archivwürdig sind Unterlagen, denen für die Gesetzgebung, Rechtsprechung, Verwaltung, für die Wis-senschaft und Forschung, für das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, zur Rechtswahrung oder zur Sicherung berechtigter privater Interessen bleibender Wert zukommt. (2) Zur Bestandsergänzung und Überlieferungsbildung sammelt das Stadtarchiv Dessau außerdem die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt Dessau bedeutsamen Dokumentationsunterlagen. (3) Das Stadtarchiv Dessau unterhält eine Archivbibliothek als Präsenzbibliothek. (4) Bei dem Stadtarchiv Dessau wird die Stadtchronik geführt. (5) Das Stadtarchiv Dessau fördert die Erforschung und Kenntnis der Stadt- und Regionalgeschichte sowie die historische Bildungsarbeit der Schulen. Das kann in Form von Benutzerinformationen, Publikationen,Vorträgen, Ausstellungen u. a. geschehen. § 3 Benutzungsberechtigung Das Recht, das im Stadtarchiv Dessau verwahrte öffentliche Archivgut nach Maßgabe der Rechtsvorschriften zu nutzen, steht allen, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen, auf Antrag zu, soweit durch Rechts-vorschrift nichts anderes bestimmt ist. Ein berechtigtes Interesse ist gegeben, wenn die Nutzung zu amtli-chen, wissenschaftlichen, publizistischen oder Bildungszwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter per-sönlicher Belange begehrt wird. Weitergehende gesetzliche Rechte und besondere Vereinbarungen zuguns-ten von Eigentümern privaten Archivgutes bleiben unberührt.
- 3 – § 4 Benutzungserlaubnis (1) Der Benutzer hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Benutzungsantrag aus-zufüllen. Der Antrag auf Benutzungserlaubnis ist schriftlich unter Verwendung des hierfür im Stadtarchiv Dessau bereitgehaltenen Vordrucks zu stellen. Mit seiner Unterschriftsleistung erkennt der Benutzer die Bestimmungen dieser Archivordnung und des Landesarchivgesetzes als für seine Arbeit im Archiv ver-bindlich an. (2) In Fällen von Geringfügigkeit kann auf das Ausfüllen des Antrags verzichtet werden. (3) Für jedes Thema der Nachforschungen ist ein gesonderter Antrag zu stellen. (4) Wünscht ein Benutzer, andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu seinen Arbeiten hinzuzuzie-hen, so ist von diesen ebenfalls ein Antrag zu stellen. (5) Über den Benutzungsantrag entscheidet das Archiv. Im Falle der Ablehnung des Antrags werden dem Benutzer die Ablehnungsgründe mitgeteilt. (6) Die Nutzung ist nicht zulässig, soweit – Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Stadt Dessau gefährdet würde, oder – Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenste-hen, oder – der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde, oder – ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde. (7) Die Vorlage von zugänglichen Archivalien kann im übrigen abgelehnt werden, wenn – der Ordnungszustand dies erfordert; – Bestimmungen von Depositarverträgen oder andere Abmachungen mit aktengebenden Stellen einer Benutzung entgegenstehen; – ersichtlich ist. dass der Forschungszweck auch durch die Einsichtnahme in Druckwerke erreicht werden kann. (8) Die Benutzungserlaubnis kann unter Nebenbestimmungen erteilt werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn – die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen, – nachträglich Gründe bekannt weiden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten, – der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält, – der Benutzer Urheber- u. Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet, – der Benutzer die Entrichtung fälliger Kosten verweigert, – der Benutzer Archivalien u. Bücher unter Missachtung der Archivordnung beschädigt o. entwendet. (9) Die Benutzungserlaubnis gilt jeweils nur für den im Antrag angegebenen Zweck oder Gegenstand und für das laufende Kalenderjahr. Verändert sich während der Benutzung das Thema bzw. beginnt ein neu-es Kalenderjahr, so ist die Benutzungserlaubnis erneut zu beantragen. § 5 Schutzfristen (1) Öffentliches Archivgut darf durch Dritte regelmäßig erst nach Ablauf von 30 Jahren nach der letzten in-haltlichen Bearbeitung der Unterlagen genutzt werden. Diese Schutzfrist gilt nicht für Unterlagen, die vor dem 3. Oktober 1990 entstanden sind. (2) Öffentliches Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf natürliche Personen bezieht, darferst 30 Jahre nach dem Tode der Betroffenen durch Dritte genutzt werden; ist das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt der be-troffenen Person. (3) Die Schutzfrist nach Abs. 1 Satz 1 kann verkürzt werden, sofern § 4 Abs. 6 dem nicht entgegensteht. (4) Die Schutzfristen nach Abs. 2 können verkürzt werden, – wenn die Einwilligung der Betroffenen vorliegt, – wenn die Benutzung des Archivgutes für ein benanntes wissenschaftliches Forschungsvorhaben o-der zur Wahrung berechtigter Interessen, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person o-der Stelle liegen, unerlässlich ist und die schutzwürdigen Interessen Betroffener durch angemessene Maßnahmen hinreichend gewahrt werden, – für Archivgut über Personen der Zeitgeschichte und Amtsträger in Ausübung ihres Amtes, wenn die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen angemessen berücksichtigt werden.
- 4 – (5) Archivgut nach § 9 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Landesarchivgesetzes darf erst 80 Jahre nach Entstehen genutzt werden. Die Schutzfristen des Satzes 1 des Absatzes 1 Satz 1 und des Absatzes 2 entfallen für solche Unterla-gen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. (6) Die Schutzfristen nach Abs. 1 Satz 1 und Abs. 5 Satz 1 können um höchstens 30 Jahre verlängert wer-den, sofern dies im öffentlichen Interesse liegt. § 6 Benutzung (1) Archivalien und Bücher können nur in dem dazu bestimmten Raum des Stadtarchivs Dessau (Benutzer-raum) eingesehen werden. (2) Die aktuellen Öffnungszeiten werden im Amtsblatt der Stadt Dessau veröffentlicht. (3) Bei Betreten des Stadtarchivs Dessau legt der Benutzer Mäntel, Taschen, Beutel und dergl. in der Gar-derobe ab. In den Benutzerraum dürfen nur Arbeitsmaterialien mitgenommen weiden. (4) Der Benutzer wird durch den Benutzerdienst beraten. Zur Beratung gehören vor allem Hinweise auf Be-stände bzw. einzelne Archivalien, die für das jeweilige Thema relevant sein könnten sowie die Vorlage der einschlägigen Findhilfsmittel. Der Benutzer hat jedoch keinen Anspruch darauf, im Lesen und in derAuswertung der Archivalien unterstützt zu werden. Findhilfsmittel sind dem Benutzer zugänglich, soweites der Stand ihrer Bearbeitung erlaubt. (5) Die Verwendung technischer Hilfsmittel (Laptops, Diktiergeräte) seitens der Benutzer kann gestattet werden. Voraussetzung ist jedoch, dass andere Benutzer dadurch nicht gestört werden. Scanner dürfen nicht verwendet werden. (6) Ein Anspruch auf Einsichtnahme in Archivalien am Bestelltag besteht nicht. (7) Grundsätzlich werden nur bis zu vier Archivalien gleichzeitig vorgelegt. (8) Bei besonders wertvollen bzw. in der Erhaltung gefährdeten Archivalien können statt der Originale auch Kopien vorgelegt werden. (9) Die selbständige Entnahme von Zeitungsbänden und Büchern aus den Regalen im Benutzerraum bzw. ihre Wiedereinstellung durch Benutze- ist nicht gestattet. (10) Das Betreten der Magazinräume ist nicht gestattet. (11) Die Archivalien und Bücher sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere untersagt, auf dem Archivgut Bemerkungen, Striche oder Zeichen irgendwelcher Art anzubringen, die Archivalien zu beschmutzen oder zu beschädigen, die innere Ordnung der Archivalien zu verändern, Blätter, Siegel, Umschläge, Briefmarken und dergl. zu entfernen, Handpausen anzufertigen. Archivgut als Schreibunter-lage zu verwenden oder sonst irgend etwas zu tun, was den bestehenden Zustand verändert. (12) Der Benutzer soll den Benutzerdienst auf Störungen in der Reihenfolge der Schriftstücke innerhalb der Archivalieneinheit, auf sonstige Unstimmigkeiten sowie auf Schäden und Verluste aufmerksam machen. (13) Bei Verlassen des Stadtarchivs Dessau sind dem Benutzerdienst alte ausgehändigten Archivalien undBücher zu übergeben. Dabei ist zu erklären, ob das Material in der nächsten Zeit wieder benötigt wird oder ob es ins Magazin zurückgebracht werden kann. Das Material kann für die Fortsetzung der Benut-zung innerhalb der nächsten 4 Wochen bereitgehalten werden. § 7 Auswertung des Archivgutes (1) Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Stadt Dessau, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. (2) Der Benutzer ist verpflichtet, dem Stadtarchiv Dessau von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivalien des Stadtarchivs verfasst wurden, unverzüglich nach Fertigstellung unentgeltlich ein Be-legexemplar unaufgefordert zur Verfügung zu stellen; das gilt auch für nicht veröffentlichte Arbeiten (z. B. Magisterarbeiten). (3) Die Veröffentlichung von Dokumenten des Stadtarchivs Dessau bedarf der Genehmigung durch das Stadtarchiv. Bei Veröffentlichungen aller Art sind der Herkunftsort Stadtarchiv Dessau und die entspre-chenden Signaturen anzugeben. (4) Film, Fernsehen und Rundfunk haben die Uraufführungen ihrer Filme und Sendungen, die unter Ver-wendung von Dokumenten des Stadtarchivs Dessau hergestellt wurden, schriftlich anzukündigen. Mit-schnitte der Sendungen sind dem Stadtarchiv Dessau unentgeltlich und unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.
- 5 – § 8 Reproduktionen (1) Benutzer des Stadtarchivs Dessau können Reproduktionen aus den von ihnen eingesehenen Archivalien und Büchern beantragen. (2) Sie füllen zu diesem Zweck einen Antrag aus und bestätigen durch ihre Unterschrift, dass sie gewillt sind, die entstehenden Kosten zu übernehmen. (3) Ein Anspruch auf sofortige Erledigung der Reproduktionsarbeiten besteht nicht. (4) Das Archiv entscheidet anhand des Erhaltungszustandes der Archivalien, ob eine Direktkopie möglich ist oder ob auf die fotomechanische Reproduktion zurückgegriffen werden muss. (5) Aus urheberrechtlichen Gründen können Manuskripte und Kopien grundsätzlich nicht reproduziert wer-den. (6) Bei Akten, Büchern und Mappen mit Karten und Plänen können im Regelfall höchstens 20 % des Inhaltsreproduziert werden. (7) Reproduktionen von Fotos sind nur für dienstliche und wissenschaftliche Zwecke möglich. Reproduktio-nen sind im übrigen ausschließlich für den privaten Gebrauch der Benutzer bestimmt. Eine Verwendung für Veröffentlichungen bzw. gewerbliche Zwecke bedarf der besonderen Erlaubnis. (8) Reproduktionen dürfen nur mit Einwilligung des Stadtarchivs Dessau unter Angabe der Herkunft und Signatur veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Bei der Wiedergabe wird eine Nutzungsgebühr erhoben. § 9 Schriftliche Auskünfte / Fernleihe von Archivgut (1) Das Stadtarchiv Dessau beantwortet schriftliche Anfragen. (2) Ein Anspruch auf Beantwortung von Anfragen, die eine beträchtliche Bearbeitungszeit erfordern, oder von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraumes besteht nicht. Dem Benutzer wird in derartigen Fällen anheimgestellt, das Stadtarchiv Dessau persönlich aufzusuchen. (3) Archivalien des Stadtarchivs Dessau können in Ausnahmefällen auch im Wege der Fernleihe benutzt werden. Sie werden dann an ein vom Benutzer zu benennendes Archiv oder eine von ihm zu benennen-de Einrichtung in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft übersandt. Die dadurch anfallenden Kosten trägt der Benutzer. Die Leihfrist soll 4 Wochen nicht übersteigen. Von der Fernleihe sind grundsätzlich ausgenommen: – Archivalien, die vor 1900 entstanden sind, – Archivalien, die sich in einem schlechten Erhaltungszustand befinden. – die Bestände der Autographen- und der Fotosammlung,- Archivalien, die nicht uneingeschränkt für die Benutzung freigegeben sind. Die Benutzung fremder Archivalien in den Räumen des Stadtarchivs Dessau richtet sich nach dieser Ordnung und eventuell weitergehenden Auflagen des Verleihers. § 10 Kosten (1) Die Erhebung von Kosten im Stadtarchiv Dessau-Roßlau richtet sich nach der jeweils gültigen Gebüh-rensatzung für die Benutzung des Stadtarchivs der Stadt Dessau-Roßlau, die im Benutzerraum ausliegt. (2) Bei der Benutzung des Stadtarchivs Dessau für wissenschaftliche und regionalgeschichtliche Zwecke kann auf die Erhebung von Benutzungsgebühren verzichtet werden. (3) Die Ausstellung von Lohn- und Gehaltsbescheinigungen ist kostenfrei. § 11 Hausrecht und Verhalten in dem Stadtarchiv Dessau Dem Oberbürgermeister und in Vertretung der Leiterin/ dem Leiter des Stadtarchivs Dessau stehen das Hausrecht zu. Die Ausübung des Hausrechtes kann weiter auf städtische Bedienstete übertragen werden. Den Anordnungen des Personals ist Folge zu leisten. Der Benutzer hat insbesondere zu beachten, dass a) das Rauchen, Essen und Trinken außerhalb der dafür vorgesehenen Bereiche nicht gestattet ist, b) im Benutzerraum Unterhaltungen auf das unumgängliche Maß zu beschränken sind.
- 6 – § 12 Haftung (1)
Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Ar-chivgutes sowie für die sonst von ihm bei der Benutzung des Stadtarchivs Dessau verursachten Schä-den. (2) Der Benutzer haftet für Forderungen Dritter, die aus einer von ihm verursachten Verletzung der Archiv-ordnung oder des Urheberrechts resultieren. Er hat in diesem Fall die Stadt Dessau von Forderungen Dritter freizustellen. (3) Die Stadt Dessau übernimmt keine Haftung für Schäden, die dem Benutzer bei der Einsicht in das Ar-chivgut an Gesundheil (z. B. durch Pilzbefall, Mikroben usw.) oder Kleidung (Verfärbungen usw.) auftre-ten. (4) Für verlorengegangene, beschädigte oder gestohlene Gegenstände der Benutzer wird keine Haftung übernommen; dies gilt auch für Gegenstände, die aus den Taschenschränken abhandengekommen sind. Der Haftungsausschluss wird deutlich durch augenfällige Aushänge durch das Stadtarchiv Dessau kundgetan. § 13 Inkrafttreten Die Satzung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Stadt Dessau in Kraft. Dessau, 25. Februar 1999 H.-G. Otto Oberbürgermeister Im Original unterschrieben und gesiegelt.